Sử dụng máy tính hiệu quả để tiết kiệm giấy

Việ sử dụng máy tính và các phần mềm tiện ích cũng có thể giúp bạn tiết kiệm được việc sử dụng giấy cho công ty bạn.

Cách sử dụng máy tính của bạn để giảm thiểu việc tiêu thụ giấy

– Sử dụng phương tiện điện tử để giao tiếp với khách hàng như: Thông cáo báo chí hay các hình thức truyền thông……
– Sử dụng e-mail thay cho sổ ghi chép và fax để công bố các cuộc họp và truyền thông các sự kiện. Sử dụng danh sách e-mail nhóm để “phát” các tin nhắn quan trọng một cách hiệu quả và không tốn kém.
– Để chỉnh sửa và xem lại tài liệu lớn hơn, hãy chuyển tài liệu trên USB hoặc bằng e-mail thay vì gửi bản in.
– Sử dụng truyền thông điện tử cho các thư mục, biểu mẫu, bản tin, hướng dẫn sử dụng, báo cáo và lưu trữ khi có thể (không in chúng trừ khi không thật sự cần thiết).
– Phát triển hay thiết kế website dành riêng cho công ty hay cá nhân bạn nhằm đáp ứng cho các hoạt động kinh doanh hay khách hàng của bạn có những thông tin được yêu cầu thường xuyên.
– Lưu tài liệu trong lưu trữ điện tử sử dụng phần mềm nén dữ liệu. Tiết kiệm được trên tủ hồ sơ và không gian
– Sử dụng các giải pháp Internet của văn phòng cho phép truy cập vào các tài liệu quan trọng, các bài thuyết trình như cơ sở dữ liệu mở hoặc được bảo vệ bằng mật khẩu
– Sử dụng các công nghệ trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), như chuyển khoản tín dụng an toàn trên nền web và các mẫu đơn đặt hàng, để giảm nhu cầu sử dụng hoá đơn in, giấy tờ giao dịch và thư xác nhận cồng kềnh.

Tận dụng tốt các tính năng trong sử dụng phần mềm Microsoft Excel

– Sử dụng tính năng sửa đổi trong phần mềm xử lý văn bản. Tận dụng các tính năng chỉnh sửa trên màn hình khi thay đổi văn bản dự thảo, sau đó gửi bản dự thảo mới về điện tử.
Các tính năng tiết kiệm giấy đặc biệt trong Microsoft Excel
– Sử dụng tính năng “Fit to Page” trong Microsoft Excel. Tính năng này tự động căn chỉnh lại đầu ra để in đồng đều trên một hoặc nhiều trang.
– Sử dụng tính năng “Xem trước bản trước” để đảm bảo tài liệu được in trên chỉ một trang. Bạn cũng có thể muốn thay đổi hướng giấy (chân dung so với phong cảnh) cho các bảng tính lớn để có được nhiều cột hơn trên một trang.

Tính năng tiết kiệm giấy đặc biệt trong Microsoft PowerPoint

Trong PowerPoint, khi in thì nên chọn in “Handouts” chứ không nên chọn in “Slides”. Văn bản trong PowerPoint thường lớn, vì vậy nếu như bạn in bằng cách sử dụng tùy chọn “Slides”, thì máy sẽ in 1 tờ giấy cho mỗi trang. Nếu bạn cần chỗ để ghi chú thêm thì mới nên sử dụng cách in Slides, còn nếu không thì cách tốt nhất, nhanh nhất và tiết kiệm nhất là in “Handouts”.
Ví dụ: Như trường hợp của Ngân hàng Bank of America đã áp dụng trong giai đoạn từ 2000-2004
Ngân hàng lớn nhất Hoa Kỳ, giảm tiêu thụ giấy của mình một cách đáng kể khi áp dụng các hình thức thông qua Internet như:các báo cáo và biểu mẫu trực tuyến, e-mail, sao chép hai mặt và các giấy tờ nhẹ hơn. Tổng trọng lượng giấy được sử dụng cho hoạt động nội bộ giảm 32% trong 4 năm (trên một tỷ tờ giấy).

Sử dụng các hệ thống thông tin tốt hơn

Thường thì chi phí liên quan đến giấy sẽ có sự liên quan chặt chẽ đến việc tổ chức thông tin trong văn phòng. Tiết kiệm lớn là khi một công ty có thể hệ thống toàn bộ và quy chuẩn lại việc lưu trữ thông tin của mình.
Ví dụ: Các công ty có thể tiết kiệm chi phí bằng cách:
– Tập trung các tệp tin, giảm danh sách phân phối và hợp nhất các biểu mẫu.
– Định tuyến Memo và Bản tin.
Nếu nó không thích hợp để truyền đạt một thông điệp bằng thư điện tử, thay vì làm bản sao cho mỗi người, hãy chuyển một bản sao quanh văn phòng.
– Yêu cầu bên thứ 3 (đối tác) gửi ít bản sao hơn tới văn phòng của bạn.
– Cung cấp một nửa khổ giấy cho các bản ghi nhớ và thư ngắn.

Yến Trần (Dịch)/ Bảo vệ mi trường
Theo: Staples

Quản lý hồ sơ trong văn phòng một cách khoa học

Việc quản lý, sắp xếp và lưu trữ tài liệu hồ sơ một cách khoa học là rất cần thiết trong hầu hết các công ty, cơ quan, trường học hay các cơ quan hành chính nhà nước... Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể làm công việc này một cách hoàn hảo. Hãy thử áp dụng vài gợi ý dưới đây để làm cho nhiệm vụ này trở nên đơn giản hơn nhé.

1. Phân loại 
Trước khi bắt đầu, bạn cần vạch sẵn kế hoạch cho hệ thống phân loại hồ sơ để phù hợp với nhu cầu tìm kiếm hoặc sử dụng. Nếu lượng giấy tờ nhiều, hãy chia thành từng phần nhỏ để xử lý và hủy đi những giấy tờ, tài liệu, chứng từ không cần thiết.
Bạn có thể phân loại theo chủ đề, theo dự án, theo năm, theo khách hàng đối tác... Và đừng quên sử dụng các loại bìa hồ sơ và giấy ghi chú để hỗ trợ cho việc phân chia tài liệu rõ ràng hơn.

Hiện nay, các loại file, bìa hồ sơ trên thị trường rất đa dạng nhiều chủng loại, màu sắc, công năng nên việc ta có thể dùng từng loại bìa cho từng loại lưu trữ.
Ví dụ, bìa còng có thể dùng thể lưu trữ hợp đồng, tài liệu pháp lý, trong khi bìa kiếng, hay bìa lỗ có thể lưu trữ các giấy tờ hóa đơn bán hàng hàng ngày...

2. Sắp xếp 
Một cách sắp xếp khoa học, hợp lý sẽ giúp bạn tìm kiếm tài liệu lưu trữ dễ dàng và nhanh chóng. Bạn có thể bố trí sắp xếp theo thời gian, theo ký tự, theo trình tự giải quyết công việc, theo mức độ quan trọng của hồ sơ...

3. Lưu trữ
Để tránh thất lạc, hồ sơ nên được lưu trữ trong tủ đựng hồ sơ ở 1 vị trí cố định. Bạn có thể chọn tủ hồ sơ có nhiều ngăn để đựng được nhiều loại hồ sơ và bìa hồ sơ có kích thước khác nhau. Đối với những công ty có sử dụng nhiều giấy tờ, tài liệu, chẳng hạn như công ty giao nhận vận tải quốc tế, bạn có thể đánh số thứ tự cho từng tập hồ sơ và từng ngăn tủ, sau đó lập một danh mục cụ thể lưu trên máy tính của bạn. Sau này khi cần tìm, ta có thể vào máy tính truy xuất mã số đánh dấu để có thể quản lý và tra cứu nhanh chóng hơn.

Một số thông tin cần biết về con dấu doanh nghiệp

Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, thể hiện giá trị pháp lý trên văn bản hay trên hợp đồng, không trùng lặp giữa doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác. Vậy dấu tròn khác dấu vuông như thế nào, một số thông tin dưới đây có thể hữu ích để quý khách hàng tham khảo.

Theo luật doanh nghiệp 2005, con dấu doanh nghiệp phải là con dấu tròn, hình thức và nội dung con dấu chỉ có giá trị pháp lý khi tuân thủ theo quy định của Chính phủ (Nghị định 58/2001/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA).
Tuy nhiên, từ sau ngày 01/7/2015, việc sử dụng con dấu được thực hiện theo Luật doanh nghiệp 2014, nghĩa là hình thức, nội dung và số lượng con dấu do doanh nghiệp tự quyết định nhưng phải đảm bảo chính xác các nội dung về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
Như vậy, điều này có nghĩa rằng, con dấu doanh nghiệp dù làm con dấu tròn hay con dấu vuông đều có giá trị pháp lý như nhau. Tất nhiên, doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Làm thế nào để quản lý văn phòng phẩm tốt hơn?

Cho dù bạn đang làm việc cho một công ty lớn hay nhỏ thì việc phụ trách mua văn phòng phẩm luôn là một công việc khiến bạn đau đầu. Vậy làm cách nào để vừa đáp ứng được nhu cầu sử dụng của nhân viên vừa tiết kiệm được chi phí cho công ty? Dưới đây là một vài gợi ý, bạn có thể áp dụng để quản lý văn phòng phẩm dễ dàng và hiệu quả hơn.

1. Lên kế hoạch cho cả năm

Ước tính số lượng văn phòng phẩm mỗi nhân viên cần dùng. Đặc biệt đối với những công ty đông nhân viên, bạn nên lên kế hoạch đặt mua những loại văn phòng phẩm thiết yếu cho cả năm hoặc theo từng quý, khi mua với số lượng lớn bạn sẽ nhận được mức giá ưu đãi từ nhà cung cấp.

2. Chọn đúng sản phẩm

Bạn nên đặt mua đúng loại sản phẩm mà nhân viên yêu cầu, chú ý đến: mẫu mã, kích thước, màu sắc, thông số kỹ thuật hoặc thương hiệu... để tránh việc đổi, trả làm mất thời gian của bạn.

3. Quan tâm đến chất lượng sản phẩm

Bạn nên chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín, khi đó bạn sẽ được tư vấn để mua những sản phẩm chất lượng. Tất nhiên, trên thị trường sẽ có nhiều sản phẩm với giá thành từ thấp đến cao, do đó bạn nên tập trung vào mục đích sử dụng đế lựa chọn những sản phẩm có chất lượng và giá cả phù hợp.

4. Bổ sung văn phòng phẩm

Mặc dù bạn đã tính toán số lượng khá chi tiết nhưng đôi lúc tình hình sử dụng thực tế sẽ làm kế hoạch của bạn thay đổi. Nguyên nhân có thể do công ty có nhu cầu tuyển thêm nhân viên hay một dự án nào đó cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành... Vì vậy, hàng tháng hoặc hàng quý bạn nên kiểm tra kho để kịp thời bổ sung văn phòng phẩm.

5. Khuyến khích sử dụng văn phòng phẩm có trách nhiệm

Gửi email đến toàn thể nhân viện công ty với nội dung làm nổi bật tầm quan trọng của việc sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả, tránh lãng phí. Bạn cũng có thể dán những mảnh giấy " ghi nhớ" trên bàn làm việc của mỗi nhân viên hoặc dán trên những nơi dễ nhìn thấy như cửa ra vào hay trên máy in, máy photocopy...Khi thông tin của bạn được truyền đến mỗi nhân viên một cách dễ dàng, họ sẽ tự nâng cao ý thức sử dụng văn phòng phẩm tiết kiệm.

Sử dụng giấy trong văn phòng tiết kiệm

Giấy là mặt hàng văn phòng phẩm thường bị lãng phí nhiều nhất. Dưới đây là một số việc bạn có thể làm để việc sử dụng giấy tiết kiệm hơn.

1. Thu gom giấy và phân loại tùy thuộc vào mục đích sử dụng.
2. Sử dụng giấy còn một mặt trống để làm giấy nháp, ghi chú, lưu ý khi không còn mục đích sử dụng khác.
3. Tiết kiệm giấy in bằng cách khuyến khích nhân viên để in trên cả hai mặt bất cứ khi nào có thể.

Sử dụng giấy in văn phòng tiết kiệm

4. Bạn cũng có thể sử dụng giấy đã qua sử dụng cắt nhỏ để bảo vệ các mặt hàng dễ vỡ khi vận chuyển.
5. Tạo thói quen và ý thước cho nhân viên. Bạn có thể bắt đầu một chiến dịch tại nơi làm việc như “Tiết kiệm giấy – Bảo vệ môi trường”, khen thưởng nhân viên nghiêm túc thực hiện chiến dịch này.

Sự an toàn: một tiêu chí để lựa chọn văn phòng phẩm

Trong công ty, văn phòng phẩm là vật phẩm cần thiết cho mỗi nhân viên. Trong trường học cũng vậy, đó là đồ dùng thiết yếu cho các em học sinh. Chúng ta hãy xem một tiêu chí lựa chọn văn phòng phẩm của người mua hàng là gì. Đó có thể là giá cả, chất lượng, xuất xứ, mẫu mã, thương hiệu. Một trong những khía cạnh cũng cần được quan tâm đó là sự an toàn cho người dùng.


Thử đi dạo một vòng vào các cửa hàng chuyên kinh doanh văn phòng phẩm ở TP Hồ Chí Minh bạn sẽ dễ dàng bắt gặp các mặt hàng văn phòng phẩm không rõ nguồn gốc và đặc điểm chung của các mặt hàng này là giá rất rẻ, không có cảnh báo sử dụng. Mẫu mã thì nổi bật, thu hút. Các chủ cửa hàng đôi khi cũng không để ý về chất lượng văn phòng phẩm mình đang kinh doanh, vì họ thường nhập từ những nguồn quen trước đây và cũng không ai phản ánh lại về chất lượng của văn phòng phẩm đó.

Trên thực tế, lâu nay các mặt hàng văn phòng phẩm như hộp cắm bút, cục chặn giấy bằng nhựa chứa dung dịch chất độc hại như chì, asen, Cd… được bày bán tràn lan trong khắp các nhà sách, cửa hàng tạp hoá nhỏ lẻ. Người tiêu dùng cũng vô tư mua để sử dụng và mang đi cho - tặng, trong đó đối tượng sử dụng nhiều nhất vẫn là các em học sinh và dân văn phòng.

Văn phòng phẩm An Phát phân phối sản phẩm PLUS chính hãng.

Mặc dù sự không an toàn của văn phòng phẩm không phải là đề tài mới mẻ và đã được các phương tiện truyền thông đã phổ biến rộng rãi, tuy nhiên người sử dụng văn phòng phẩm vẫn không hề hay biết. Đôi khi họ bị thu hút bởi mẫu mã đẹp bên ngoài đặc biệt là học sinh và đa số người mua không quan tâm đến xuất xứ của văn phòng phẩm đó.
Hiện nay ngành hàng về văn phòng phẩm khi kiểm tra cũng chỉ xem xét như mặt hàng thông thường về mặt hoá đơn, chứng từ và nếu không đảm bảo nguồn gốc xuất xứ sẽ bị tịch thu, tiêu huỷ.

Cho nên, khi lựa chọn văn phòng phẩm, chúng ta nên mua từ những thương hiệu có uy tín, nguồn gốc, xuất xứ, cảnh báo rõ ràng để bảo vệ cho bản thân cũng như những người xung quanh. Đặc biệt là dân văn phòng và các bậc phụ huynh mua sắm văn phòng phẩm cho con em mình.