Làm thế nào để quản lý văn phòng phẩm tốt hơn?

Cho dù bạn đang làm việc cho một công ty lớn hay nhỏ thì việc phụ trách mua văn phòng phẩm luôn là một công việc khiến bạn đau đầu. Vậy làm cách nào để vừa đáp ứng được nhu cầu sử dụng của nhân viên vừa tiết kiệm được chi phí cho công ty? Dưới đây là một vài gợi ý, bạn có thể áp dụng để quản lý văn phòng phẩm dễ dàng và hiệu quả hơn.

1. Lên kế hoạch cho cả năm

Ước tính số lượng văn phòng phẩm mỗi nhân viên cần dùng. Đặc biệt đối với những công ty đông nhân viên, bạn nên lên kế hoạch đặt mua những loại văn phòng phẩm thiết yếu cho cả năm hoặc theo từng quý, khi mua với số lượng lớn bạn sẽ nhận được mức giá ưu đãi từ nhà cung cấp.

2. Chọn đúng sản phẩm

Bạn nên đặt mua đúng loại sản phẩm mà nhân viên yêu cầu, chú ý đến: mẫu mã, kích thước, màu sắc, thông số kỹ thuật hoặc thương hiệu... để tránh việc đổi, trả làm mất thời gian của bạn.

3. Quan tâm đến chất lượng sản phẩm

Bạn nên chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín, khi đó bạn sẽ được tư vấn để mua những sản phẩm chất lượng. Tất nhiên, trên thị trường sẽ có nhiều sản phẩm với giá thành từ thấp đến cao, do đó bạn nên tập trung vào mục đích sử dụng đế lựa chọn những sản phẩm có chất lượng và giá cả phù hợp.

4. Bổ sung văn phòng phẩm

Mặc dù bạn đã tính toán số lượng khá chi tiết nhưng đôi lúc tình hình sử dụng thực tế sẽ làm kế hoạch của bạn thay đổi. Nguyên nhân có thể do công ty có nhu cầu tuyển thêm nhân viên hay một dự án nào đó cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành... Vì vậy, hàng tháng hoặc hàng quý bạn nên kiểm tra kho để kịp thời bổ sung văn phòng phẩm.

5. Khuyến khích sử dụng văn phòng phẩm có trách nhiệm

Gửi email đến toàn thể nhân viện công ty với nội dung làm nổi bật tầm quan trọng của việc sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả, tránh lãng phí. Bạn cũng có thể dán những mảnh giấy " ghi nhớ" trên bàn làm việc của mỗi nhân viên hoặc dán trên những nơi dễ nhìn thấy như cửa ra vào hay trên máy in, máy photocopy...Khi thông tin của bạn được truyền đến mỗi nhân viên một cách dễ dàng, họ sẽ tự nâng cao ý thức sử dụng văn phòng phẩm tiết kiệm.

Sử dụng giấy trong văn phòng tiết kiệm

Giấy là mặt hàng văn phòng phẩm thường bị lãng phí nhiều nhất. Dưới đây là một số việc bạn có thể làm để việc sử dụng giấy tiết kiệm hơn.

1. Thu gom giấy và phân loại tùy thuộc vào mục đích sử dụng.
2. Sử dụng giấy còn một mặt trống để làm giấy nháp, ghi chú, lưu ý khi không còn mục đích sử dụng khác.
3. Tiết kiệm giấy in bằng cách khuyến khích nhân viên để in trên cả hai mặt bất cứ khi nào có thể.

Sử dụng giấy in văn phòng tiết kiệm

4. Bạn cũng có thể sử dụng giấy đã qua sử dụng cắt nhỏ để bảo vệ các mặt hàng dễ vỡ khi vận chuyển.
5. Tạo thói quen và ý thước cho nhân viên. Bạn có thể bắt đầu một chiến dịch tại nơi làm việc như “Tiết kiệm giấy – Bảo vệ môi trường”, khen thưởng nhân viên nghiêm túc thực hiện chiến dịch này.

Sự an toàn: một tiêu chí để lựa chọn văn phòng phẩm

Trong công ty, văn phòng phẩm là vật phẩm cần thiết cho mỗi nhân viên. Trong trường học cũng vậy, đó là đồ dùng thiết yếu cho các em học sinh. Chúng ta hãy xem một tiêu chí lựa chọn văn phòng phẩm của người mua hàng là gì. Đó có thể là giá cả, chất lượng, xuất xứ, mẫu mã, thương hiệu. Một trong những khía cạnh cũng cần được quan tâm đó là sự an toàn cho người dùng.


Thử đi dạo một vòng vào các cửa hàng chuyên kinh doanh văn phòng phẩm ở TP Hồ Chí Minh bạn sẽ dễ dàng bắt gặp các mặt hàng văn phòng phẩm không rõ nguồn gốc và đặc điểm chung của các mặt hàng này là giá rất rẻ, không có cảnh báo sử dụng. Mẫu mã thì nổi bật, thu hút. Các chủ cửa hàng đôi khi cũng không để ý về chất lượng văn phòng phẩm mình đang kinh doanh, vì họ thường nhập từ những nguồn quen trước đây và cũng không ai phản ánh lại về chất lượng của văn phòng phẩm đó.

Trên thực tế, lâu nay các mặt hàng văn phòng phẩm như hộp cắm bút, cục chặn giấy bằng nhựa chứa dung dịch chất độc hại như chì, asen, Cd… được bày bán tràn lan trong khắp các nhà sách, cửa hàng tạp hoá nhỏ lẻ. Người tiêu dùng cũng vô tư mua để sử dụng và mang đi cho - tặng, trong đó đối tượng sử dụng nhiều nhất vẫn là các em học sinh và dân văn phòng.

Văn phòng phẩm An Phát phân phối sản phẩm PLUS chính hãng.

Mặc dù sự không an toàn của văn phòng phẩm không phải là đề tài mới mẻ và đã được các phương tiện truyền thông đã phổ biến rộng rãi, tuy nhiên người sử dụng văn phòng phẩm vẫn không hề hay biết. Đôi khi họ bị thu hút bởi mẫu mã đẹp bên ngoài đặc biệt là học sinh và đa số người mua không quan tâm đến xuất xứ của văn phòng phẩm đó.
Hiện nay ngành hàng về văn phòng phẩm khi kiểm tra cũng chỉ xem xét như mặt hàng thông thường về mặt hoá đơn, chứng từ và nếu không đảm bảo nguồn gốc xuất xứ sẽ bị tịch thu, tiêu huỷ.

Cho nên, khi lựa chọn văn phòng phẩm, chúng ta nên mua từ những thương hiệu có uy tín, nguồn gốc, xuất xứ, cảnh báo rõ ràng để bảo vệ cho bản thân cũng như những người xung quanh. Đặc biệt là dân văn phòng và các bậc phụ huynh mua sắm văn phòng phẩm cho con em mình.